文件档案管理制度【最新3篇】

在现实社会中，制度在生活中的使用越来越广泛，制度是指在特定社会范围内统一的、调节人与人之间社会关系的一系列习惯、道德、法律(包括宪法和各种具体法规)、戒律、规章(包括政府制定的条例)等的总和它由社会认可的非正式约束、国家规定的正式约束和实施机制三个部分构成。制度到底怎么拟定才合适呢？求职面试网为朋友们精心整理了3篇《文件档案管理制度》，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。 求职面试

文件档案管理制度 篇一

一、档案归档制度 面试问题

（一）文件材料的归档要求：

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1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

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2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

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5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。 qzm4

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

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9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。 qzm4

10.外文(或少数民族文字)材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 求职信息

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。

（二）归档范围及保管期限

(参照企业档案归档范围及保管期限表) 礼仪

（三）归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交档案室归档。 礼仪

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。

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3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。 qzm4

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。 面试问题

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。 求职面试

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

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8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

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9.相关会议(技术会议、专题会议、年度工作会议)，在会议结束后归档。 面试问题

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的。文件材料随进归档。 面试问题

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。 求职面试

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。 qzm4

二、档案查(借)阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度： 礼仪

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。 面试问题

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。 面试问题

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。 求职信息

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。 求职面试

三、档案的保密制度 礼仪

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。 礼仪

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

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7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。 qzm4

四、档案库房管理制度

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一、档案入库检查： 礼仪

1档案出入库房要清点、登记。定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。 求职面试

2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒(袋)内。

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3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

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二、档案库房管理： 礼仪

1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

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2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。 礼仪

4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。

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5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

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6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

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7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

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8.档案库房要做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。 求职信息

9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

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10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

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五、档案鉴定、销毁制度 礼仪

1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。 面试网

2.保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。

3.从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。

4.档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。

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5.销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告、会同总工办核查、总经理审批。销毁档时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。

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档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字 求职面试

六、档案保管统计制度

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1.档案库房须与办公室、阅档室分开，并有防火、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温等“八防”设施，以确保档案的安全与完整。 qzm4

2.档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物，严禁吸烟和使用明火。

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3.建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。

4.做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。

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七、综合档案室主任职责

1.认真学习《档案法》，深刻领会上级档案部门关于档案工作的方针、政策，不断提高自身的业务水平和管理水平。 礼仪

2.、努力学习业务，钻研各类档案理论基础知识，充分掌握综合档案室库存档案的各种情况，做到心中有数，操作自如。

3.检查督促专、兼职档案人员的档案管理工作，对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格把关。 求职信息

4.组织档案网络成员进行业务学习，交流档案管理经验与体会，开展档案工作的检查评比，不断促进档案工作的健康发展。 求职信息

5.定期向分管领导汇报档案工作，争取领导支持，做好档案工作计划的制订和落实。 qzm4

6.组织制定综合档案室档案管理工作目标和发展规划。

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7.负责综合档案与各部门分公司的工作协调。

八、档案工作人员岗位职责 面试网

1.认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。

2.负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。

3.积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。 求职信息

4.做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。 qzm4

5.严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。 qzm4

6.负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。 求职信息

文件档案管理制度 篇二

为了更进一步规范公司的文件资料管理，完善公司文件资料的归档，实现公司全方位规范化管理的需要，特制定本制度。 qzm4

一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

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本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

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1、行政类:本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。 求职信息

2、经营业务类:公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 求职信息

3、人事类:劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、财务类:各种财务票证、票据，财务审计档案，会计档案，统计资料等。

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5、音像类:公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、资料归档的编制及编号 qzm4

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合:统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 求职面试

1、本公司所有应归档的文件、资料，一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母， SXK冠以编号之首。 礼仪

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类，代码为: 1行政类； 2经-求职面试网§ 营业务类； 3人事关类； 4财务类； 5音像类。

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3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后，以百位数进行归编。 求职信息

4、公司文件、资料的归档，应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级，“AA”代表重要级，“AAA”代表机密级。 qzm4

“A”一般级文档包含:公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

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“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等，人事档案薪资性档案、劳动合同，技术资料，财务资料等。

“AAA”机密级文档:内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。 礼仪

例如:将20xx年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档，编制及编号为: SXK-1-20xx-001-A

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

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1、巳归档的公司文件、资料，由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》，并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中:股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管；人事专项《文档》由人力资源部负责保管；财务专项《文档》由财务会计部负责保管；其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。 求职信息

2、巳归档的公司文件、资料，由专管员负责填写《文档管理登记册》，并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档，须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可调阅。 面试问题

4、公司文件、资料档案跨公司调阅，须经控股公司总经理批准后方可调阅，并仅限于文档的查阅。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》，《文档移交清册》一式三份，供移交双方、总经办留存。 礼仪

四、公司文件、资料的归档保存期限 qzm4

1、永久保存:本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 面试问题

2、十五年保存:根据需要须保存的文档。财务审计档案，会计档案，统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 求职面试

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。 礼仪

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。

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五、公司文件、资料档案的销毁 面试问题

1、原则上，应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

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2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》，并经相应批准人批准后，方可进行销毁。重要级以上文档，须经各分公司总经理批准后方可销毁。

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机密级公司文档，须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成，并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

六、其它 面试问题

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善，过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

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文件档案管理制度 篇三

一、目的 面试网

为了规范安全生产文件档案的`管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。

本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。

二、职责

2.1 安全环保部负责制定本制度，并负责综合监督管理。

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2.2 各部门负责本部门文件档案的管理，并负责监督检查和考核。 面试问题

2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。 求职信息

三、内容

3.1文件资料收集，安全生产文件档案内容如下:

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3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。 面试问题

3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。 求职信息

3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。 面试网

3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。

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3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。 面试网

3.1.6供应商、承包商相关材料。 礼仪

3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。

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3.1.8安全、职业卫生评价报告。

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3.2立卷归档

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3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。 面试网

3.2.2应根据文件资料的重要性，按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。

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3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。

3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。 求职面试

3.2.5不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。

3.3档案保管 求职信息

3.3.1档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。

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3.3.2应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。

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3.4档案借阅

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3.4.1文件资料档案借阅，必须办理借阅手续，借阅档案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。 求职信息

3.4.2借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人。 礼仪

3.4.3归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。

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3.5档案销毁 求职信息

对于过期并失去保存价值的文件资料，经单位领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。 面试网

四、本制度由安全环保部制定并负责解释，自发布之日起实施。

读书破万卷下笔如有神，以上就是求职面试网为大家整理的3篇《文件档案管理制度》，希望可以启发您的一些写作思路。

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