如何开一场高效视讯会议？影响专业度的技术、形象、沟通技巧，一次说明
随着WFH（在家上班；Work from Home）变成职场人生的新常态，相信视讯会议已经成为许多专业人士的日常，也因此「要怎么开好一场线上会议」成为我最近经常被问到的问题。
许多人一碰到能看得到影像和对方即时互动的视讯会议，就直觉头皮发麻、手忙脚乱，完全无法表现出在办公室上班时的沟通实力，那么要怎么克服这样的障碍呢？除了不断练习、熟能生巧之外，又有哪些诀窍呢？在这分享我长期透过视讯会议讨论、提案、谈判、搏感情……的一点小小心得，希望能够帮助你好好享受WFH的时光。 面试网
做好环境和系统的完全準备
「机会是给準备好的人」用在线上会议的情境下，真是非常贴切。想像一下，在线上提案的现场，如果你和客户正在进行关键的对话，却因为你对系统不熟悉，而不小心提前结束了会议，这不但会大大影响专业形象，也很有可能降低成交的机会。 礼仪
所以，在上线开会前，首先最需要搞懂的就是会议系统，例如要怎么MUTE（静音）？要怎么分享萤幕、开启或关闭镜头？要怎么在会议中开放不同的权限或是接受、传递讯息？等常用的功能，不同的会议系统大同小异，但事先搞清楚选项的位置，才能在气定神闲的开会，专心做好真正重要的沟通。
除了事先熟悉系统之外，也需要準备好开会的环境，虽然在家工作多日，许多人家里都一团乱（至少我家是），但可以安排一个背景素雅、摆设整齐的，小小的「净土」，让你保持一丝不苟的「萤幕形象」，如果真的很难做到也没关係，像是Zoom，Microsoft Teams, Cisco等会议软体都提供了内建的虚拟背景、最近很多品牌都很贴心的推出了视讯软体背景。另外灯光的明亮度也是件需要特别注意的事，只要有事先设定好，就算家里再乱，都能以有条不紊的专业形象上镜。 求职面试
一切準备就续后，不妨在正式会议前测试一下，看看自己及团队成员在镜头前的样子，提前发现，自己的穿着、环境是否得体，声音和影像的呈现是否能为自己的表现加分。
沟通要直接说重点
许多人不论说话或写作都习惯起承转合，先把故事背景说清楚，再说重点，这样的说话方式不太适合用在和日理万机的主管或客户沟通、更不适合运用在远距会议上。 面试网
远距会议的一个特性是，在会议上的人除了参与讨论外，通常还一边回email、写proposal、看新闻……，因为是对着电脑开会，所以有太多转移注意力的「诱惑」。在这样的前提下，需要把握「先说重点」的要则。
在主管和部门同事都同时在线的部门视讯会议上，一开始就要强而有力的说出自己在过去一週的成就，先成功吸引大家的注意力，再依据会议的气氛、主管和其他与会者的态度和时间，评估是否要在同一个会议中说明自己遇到的困难、需要的协助或资源等细节。
图／视讯会议的沟通不容忽视。仅为情境图，取自pexels
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而如果时常需要面对客户的远距提案更是如此，说话的方式永远是：
先说结论或重点。
再说明三个要点来支持上述的结论。
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接着视客户对于议题的兴趣再决定是否要接着说明原因、研究结果等细节，以及说明的详细程度。 求职信息
声调、表情、整体造型都更到位
相信你一定也在网路上看过许多人穿着睡衣在家工作的趣味画面，但事实上，透过镜头开会反而要更注意自己的整体造型。
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这是因为，镜头有强化的作用，换句话说，你素颜的时候明明本人看来很有精神，但在镜头前面很可能显得苍白无神、本人的髮型看起来可能很自然浪漫，但在镜头上看起来却是一头乱髮，因此，透过镜头开会的基本造型策略就是，穿着色彩鲜明、剪綵俐落的服装、整齐的髮型加上比平时稍微加强一些的妆感。
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另外，因为和开会的对象不在同一个空间里，所以特别需要藉由声调、眼神、表情、手势等非语言的讯息来充分表达自己的意思，也帮助对方画重点；这样即便是远距会议，也能精準、高效地最好沟通。 qzm4
前后的沟通也很重要
「你们都可以在家工作，超轻鬆的！」说这句话的人，对于我们这些长期WFH的人真是有个很大的误会。因为远距工作，不但原本在办公室需要做的事，一件也不少，更因为距离远了，而衍生出许多额外的沟通工作。就拿远距会议来说，开会前需要事先确保大家都了解会议的主轴，如果预期会有些反对的声浪，也最好能事先沟通寻求支持，而会议后，除了基本的会议记录之外，更需要试情况花更多时间和与会者个别沟通，确保执行力不因为距离而断线或打折。
随着全球化的发展，WFH早已成为不可挡的趋势，而近来疫情在台湾的升温，更让远距会议成为很多专业人士日常生活的一部分，让我们一起掌握开好远距会议的方法，拥抱改变！
开一场高效视讯会议的Checklist
技术面：
● 取得会议连结并完成测试 求职信息
● 事先熟悉会议软体的各个功能 求职面试
● 透过镜头看环境是否专业 求职信息
● 事先设定好线上会议背景
● 透过镜头看光线是否够亮
形象面：
● 我／团队的服装／髮型／妆感透过镜头看起来是否得体 qzm4
沟通面：
● 如果和对方是初次见面，务必先準备好1分钟简短但让人印象深刻的自我介绍
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● 想好会议中的三个重点，能成功引起对方兴趣的话术 qzm4
● 练习会议中的声调、表情、手势
● 準备并事先提供议程确保与会者都了解会议的主旨和目的 面试问题
● 事先沟通取得主管／反对者／潜在支持者的理解
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● 会后24小时之内寄出会议记录并视情况个别沟通
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（本文内容仅反映作者观点，不代表本社立场。） 面试问题
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