连假偷懒，不是坏事！如何做比尔盖兹喜欢雇用的「聪明懒惰者」的时间管理？

连假赖床起来，会不会觉得自己在偷懒？其实，如果偷懒的事情是「沙子」，而非「石头」，反而是好事！

创新点：在时间管理上，少即是多，减量经营才能专注重点。真正的生产力意味着减少不必要的安排，善用减法，反而让我们获得更多。 求职信息

本文4大重点：1.避免分心，让任务变有趣。2.专注重点，向内心的懒惰妥协。3.配合精力调整作息。4.用纪律执行时间管理。 求职信息

大家都知道时间管理的重要性，不只是为了要在有限时间里获得最大效益，而且希望让每一分钟都过得有意义。但「分心」、「抓不到重点」及「忙得晕头转向」却是常见的通病，如果能懂得避免，就能节省时间，提高成效。

1. 避免分心，让任务变有趣

史丹佛大学教授，同时也是畅销书「钩瘾效应：创造习惯新商机」作者的Nir Eyal表示，会「分心」是人的天性，再加上现代人养成滑手机的习惯，让分心的情形比以前更加严重。Eyal的研究就是帮助人们如何在工作时专注，并在不工作时完全抽离。 求职信息

「分心」的原因，是身体对所处环境感到不舒服，想要改变的制衡反应，称之为「动态平衡」。就像身体会冷时想穿上外套，会热时想脱掉外套一样。因此，当我们无聊时想浏览新闻，寂寞时想查看脸书，不确定时想搜寻Google，都是想摆脱困境的反应。但次数多了，就会养成滑手机，浪费时间的习惯。对此，Eyal提出三个改善的方法：

图／会「分心」是人的天性。仅为情境图，取自pexels

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第一，自我探索，记录什么时候会分心：

你可以自问想要摆脱的情绪是什么？是无聊、寂寞、不确定，或无法胜任工作？当自我探索时，要注意是抱持「好奇」的心态，不要骤下断语，才能找出真相。只有当完全沉浸在自我探索的感觉时，才能找出处理情绪的方法，而不是反覆想用分心去摆脱它。

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当开始注意自我感觉时，还要对自己多所包容，因为每个人都有想逃避工作的时候，但需要调整的不一定是自己。有些任务我们就是不想做，例如个性害羞的人对拜访陌生客户就会想逃避。而透过自我探索，当发觉某些任务每次都会让你想用分心去逃避时，就要再探讨更深层的理由，或许是这工作并不适合你了。 求职面试

第二，自我设限，杜绝干扰源，建立「尤里西斯约定」(Ulysses Pact)：

这名称来自希腊神话，相传是尤里西斯国王航海回乡途中须要经过海妖「塞伦(Sirens)」居住的小岛，为了避免塞伦用歌声诱惑，于是要船员用蜂蜡封住耳朵，并将他紧绑在桅柱上，才安全度过危险水道。

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面对会让人分心的诱惑，要像尤利西斯的自我设限，将自己锁定在任务中，才能杜绝外界一切干扰。智慧型手机虽然是干扰源之一，但所幸也带来专心工具。Eyal说当他需要专注写作时，会使用一款名为「专注森林」（Forest）的APP，在特定时间内阻止手机干扰。

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「专注森林」是藉由对种树的成就感及责任感，鼓励人们短暂离开手机诱惑。使用时，先将让人分心的网站，例如脸书、Reddit等输入黑名单(Blacklist)。当需要专心时，打开「专注森林」并种下一颗树苗，然后关闭手机开始做事，30分钟后树苗就会长成大树。但如果在30分钟内因受不了而进入手机黑名单上的网站，则这棵树就会枯萎而无法长大。 礼仪

图／取自创新拿铁。图片来源：chrome

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除了找APP帮忙外，你也可以寻找伙伴协助专心。例如告诉同事下一小时你将要完成的事情，然后请对方负责对你验收。你们也可以彼此约定监督，一起来对抗分心，才不会单方面占用了对方时间。

第三，重新构想，让任务变有趣：

透过其他观点，让原本无聊的工作变得不同。例如原本的任务若只需要在半天内键入数据或複印文件，如果令人觉得无聊，便可以赋与这简单工作更大意义。 求职面试

首先，可将它想成是你大目标下某个需要完成的环节，如此任务便有了必要性及价值。其次，加强任务的难度，例如要求自己要在一小时内完成，让原本宽鬆的任务变得紧凑，压缩后的时间压力便足以让你专心工作而无暇它顾。

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最后，在完成了任务后就给自己一点奖励，例如去吃点喜欢的东西，或去听一场演唱会，让自己从任务中彻底解脱。安排奖励会让人对结果有所期待，希望加快脚步完成任务，好享受这份奬励。 面试问题

2. 专注重点，向内心的懒惰妥协

时间管理除了要专注在任务上外，还须专注在「重要」的任务上，才不致分散了体力和效率。人力资源专家Roli Saxena将重要的任务比喻为「石头」，不重要的事情比喻为「沙子」。所以，手上所有会产生重大影响的事情便是「石头」；其他像是电子邮件、不太重要的会议，以及企业协作软体「Slack」上的小问题和消息等，便是「沙子」。 面试问题

图／取自创新拿铁。图片来源：Balanced Action

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Saxena请你将一天想像成是一个罐子，如果都是在处理一些小细节，就好比是将沙子不断倒入罐中一样，罐子很快就会被填满，并且不会有任何空隙可以再装入石头。但如果是先放入并专注在一两块石头上，拨出时间去完成它，则事后你仍然会有许多空隙让沙子再倒进去。 求职信息

对于事情的轻重缓急，可以按照管理学大师史蒂芬‧柯维（Stephen Covey）提出的时间管理四象限，依「重要性」和「急迫性」区分为「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」，和「不急迫且不重要」等4部分，然后将重点放在「不急迫但重要」的事情上。 面试网

你没看错，先处理「不急迫但重要」的事。

为什么重点不是在「急迫且重要」的事情上？ 面试网

因为重要的事情通常複杂，需要花时间处理，所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在处理「急迫且重要」的事情，表示习惯将重要事情拖到紧要关头才处理，品质自然不佳。因此，应该将重点放在「不急迫但重要」的事情上，平时即多花时间构思规划，才能从容不迫将事情做到尽善尽美。

图／取自创新拿铁。图片来源：经理人

至于电子邮件的处理，也可以依重要性严格区分其优先次序，然后快速回应重要的邮件。对于不急的邮件（沙子），Saxena建议可以向「内心的懒惰妥协」，不用立即处理。 面试问题

人都有懒惰的一面，但懒惰并不全然代表负面。微软公司创辧人比尔盖兹曾说，他喜欢僱用聪明且懒惰的人，因为他们知道如何以最快方式解决问题。

在时间管理上，少即是多，减量经营才能专注重点。真正的生产力意味着减少不必要的安排，善用减法，反而让我们获得更多。因此，我们可以藉由「懒惰」，只关注在本週重要的事情，有空时再慢慢处理其他部分。 面试网

Saxena举例说明了她如何处理电子邮件： 礼仪

我会快速用眼睛扫描一下，看看最重要的邮件是什么，并确保将它们处理好。至于其他邮件如果没空处理也没关係，我的收件匣并不需要总是将它清空。对每一封邮件期望立即做出反应是不切实际的，这可能是你自己想这么做，并不是别人对你的期待。

所以，Saxena对如何「专注重点」的方法可归纳为：

可以对沙子妥协，但不能对石头妥协。

对于「沙子」，Saxena会等到星期五的一天结束前，才花两个小时蒐集并回覆任何剩下非紧急的电子邮件，以确保没有遗漏任何东西，并可以在下週一重新开始。

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现在，你何不就与Saxena一起利用时间将手边的电子邮件做个清理？

3. 配合精力调整作息

「专注重点」其实也是为了因应人的体力有限，不可能对所有事情都投注同样精神。如果能配合身体及精神状况，在适当的时间做适当的事，就能让事情及精力都得到最大照顾。例如一大早精神最好，头脑及记忆的状况最佳，许多人便会用来背英文单字。

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如果想要精力充沛，则足够的睡眠、正确的饮食及适当的运动，缺一不可。但多数人在工作压力下常做不到，因此职场专家Katia Verresen便建议，可以根据精神状况来安排我们一天的作息。

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为了了望精神状况，可以先问自己几个问题：

我的警觉性如何？睡眠状况如何？有时间运动吗？开会专心吗？会议空档会找机会休息吗？

然后将每小时的警觉情形及疲惫程度用表格详细记录下来。Verresen建议可以持续记录三天到一周，直到资料量足够看出一个模式。

图／取自创新拿铁。图片来源：Trello

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当我们仔细追踪这些纪录，便可以明了精神状况好及不好的时候。例如，根据表格，礼拜一早上9点到10点是精神能量最高的时段，而礼拜五的能量普遍较低。而连假中，第二天精神最好，收假前士气会变低。于是，可依此调整行事曆，在精神好的时候从事高层次的思考，或解决最棘手的问题；另在精神不好的时候，从事简单或低强度的任务，便可提高生产力，并避免精疲力尽。

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Verresen提醒，在此「能量+时段」的模式中，要放入的是正确的任务。许多领导者将大部分头脑清楚的时段，用于回应或帮助他人解决问题，认为这是正确的做法，但其实是忽略了更重要的任务。领导者头脑最清楚的时候，应该是用来思考目前正在发生的事情，以及企业未来发展的方向。

领导者可以在行事曆上，每週安排90分钟到2小时的「头脑放空」时间。这段时间必须是精神状态好的时候，并且必须确保不会受到打扰，时段过后也不要安排任何会议，才能避免无法放鬆。

通常在这时段所产生的想法和创意，会是领导者解决问题的方案和好主意的来源。而在其他容易被打扰的时段，例如用餐时间前后，领导者便可以拿来做为与同事间的沟通互动之用。 qzm4

图／取自创新拿铁。图片来源：Mind Valley 求职面试

4. 用纪律执行时间管理

学到了如何避免分心，专注重点，以及调整作息等技巧后，如何确实执行？新创公司Front的联合创辧人兼执行长Mathilde Collin，採用了严格的纪律来帮助她做好时间管理。

Front成立于2013年，是第一家致力于开发企业共享收件箱，将来自电子邮件、档案、Slack和社交媒体等讯息放在同一个地方处理，以增进团队工作效率的公司。创办人Mathilde Collin现年29岁，在硅谷以快速的融资能力着称。2016年她只用了10天，就完成了公司1000万美元的A轮融资；2018年她只用了5天，就完成了公司6600万美元的B轮融资。其成功关键，便是一路走来用严格的纪律，以及有效利用电子邮件做好时间管理。

图／由左至右Mathilde Collin 和另一创办人Laurent Perrin。取自创新拿铁。图片来源：Forbes 求职面试

根据Collin的经验，时间管理是纪律中最重要，但也最常被忽视的因素之一。对于管理阶层，纪律是专注在少数正确的事情上，但这却是非常大的挑战。因为每个人都想要找领导者解决问题，而每件事情看起来都很重要，因此Collin必须想办法确保会把时间花在最重要的事情上。 求职面试

Collin建议可以退一步问自己以下问题来釐清重要性： qzm4

每週你的行事曆是否确实反映了有关公司发展的优先事项？有什么重要事项你并没有投入足够时间？你是否能断开杂事的连结并有纪律的离开？

如果这些问题中的任何一个答案是「不」，那就表示需要调整时间管理，并利用以下四个方法将纪律带入繁忙的行事曆中： 求职信息

第一，规定接触电子邮件的时间，并停止新邮件通知：

Collin每天在行事曆中安排两个30分钟的时段可以去看收件匣，并努力在其他时间不去看它。而为了维持纪律，除非行事曆上有提醒，否则Collin完全退出任何邮件通知。

Collin已经在手机和桌面上禁用电子邮件、聊天和其他工具。她会打开行事曆，因此不会错过任何事情。而选择不理会其他事情，则会提高她的效率并显着降低压力。Collin也鼓励业务团队比照她的方式试一个礼拜，而为了在周末不受通讯软体诱惑，Collin甚至退出了所有应用程式。 qzm4

图／取自创新拿铁。图片来源：PetaPixel qzm4

第二，增加「退一步（Step Back）」时间以整理思绪：

在Collin的所有行事曆优化尝试中，「退一步时间」是最有附加价值的部分。Collin每週会用半天的时间抽离现况，真正专注于一个关键问题，且不使用电脑，只有一本笔记在身旁。Collin对如何进行经过了相当多次的修改，包括以前每週将它拆成几个单独的一小时进行，但后来发现这样更难以集中注意力。

第三，利用星期五安排下週行程：

Collin每个星期五下午都会用15分钟时间检查行事曆，包含重新审视季度目标和一些重要事项，然后查看她的行程表以确保与这些要项配合。例如对外招聘人才是现阶段非常重要的工作，Collin评估需要花费1／3的时间来面试高阶主管。当她查看了行事曆发觉下週只安排了一次面谈，便知道没有在这个要项上分配足够时间，因此便会再增加一个面试会议。

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第四，分析实际利用时间的结果：

Collin偶尔会与她的Twitter粉丝分享如何管理时间，下图是她精确分析一週分配时间的例子：有9.5小时（20.2%）用在产品及策略，9.25小时（19.7%）用于管理，6.5小时（13.8%）用于电子邮件。

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图／取自创新拿铁。图片来源：gogonews qzm4

每週结束时，Collin也会请助理给她一份行程分析，按照活动类型分类为面试、销售及管理等，以便知道在哪方面需作加强。例如下图是她管理时数的进一步分析，在追蹤进度及产品上各只花了1.5个小时，表示未来可能还有加强空间。她也会以领导者的角度看是否花了太多时间在某个团队上，而忽略了另一个团队。 面试问题

图／取自创新拿铁。图片来源：gogonews

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由Collin的例子，我们知道透过纪律可以确实做好时间管理。Collin已经将时间管理应用在她的作息，行事曆中的每一段时间都标示得很清楚，而且透过每週的放空脑袋及回顾检查做修正。 礼仪

Collin说，管理公司带给她巨大压力，但培养时间管理的日常习惯可以让她知道什么才是重要的事情。所以，如果你也正面临重大压力，不知道事情如何着手时，就让时间管理的技巧来协助你决定应该要先放哪一颗「石头」进你一天的罐子吧！ qzm4

参考资料：

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1. Our 6 Must Reads for Honing Focus and Managing Your Time 求职信息

2. 方法：怎样调整心态应对无聊工作 求职信息

3. Time Management Matrix by Stephen Covey – Urgent vs Important 求职信息

4. The Founder’s Guide to Discipline: Lessons from Front’s Mathilde Collin 面试网

5. Front Series A Deck qzm4

6. How Front Founder Mathilde Collin Raised $66 Million From Sequoia In Five Days 面试网

文／Hayden 求职信息

（原文刊载于《创新拿铁》；本文获授权转载；内容仅反映作者观点，不代表本社立场。） 求职信息

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