不浪费对方的时间，是最好的礼貌！讯息分3种，练习1分钟準确说重点

在工作上比起口头沟通，我们更需要大量的文字沟通。有时候主管不在办公室，或我们刚好在外面，还有未来远端工作的盛行，文字表达能力只会越来越重要。希望在汇报工作时，我能用一句话回覆主管所想知道的答案。

问题一、报告很详细，为什么被臭骂？

主管：最近公司业绩如何？
员工：是……。最近一季销售额为两百万。营业利益100万，自由现金流量为90万。昨天股票收盘价……。
主管：喔！所以呢？
员工：还有销售成本……
主管：我是问你「业绩怎么样？好还是不好？」
员工：喔！似乎回升了不少。
主管：好啦！有上升就是了，我知道了……。

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你们也有这样类似经验吗？回覆主管不是他要的答案？

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主管要的是「评价」讯息，可是员工却不断传递「记述」讯息，原来讯息还有分类呀！

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问题二、讯息百百种，差别在哪？

1. 记述讯息

描述事务的景象和现象本身叫记述讯息。 面试网

例如：「这个宝特瓶得容量为500毫升。」先不管传递者传达这句话的意图或暗示，他就是在表示这个宝特瓶的容量为500毫升。「东京铁塔高333公尺」、「Ａ公司共有5000名员工」，这都是记述讯息，同时也都在描述一个现象。 面试问题

2. 评价讯息

表达某一景象或现象的好坏叫评价讯息。跟前面相反，评价讯息表现出情况或现象的好坏。例如：「这个宝特瓶真漂亮。」、「东京铁塔是一座美丽的高塔。」。 面试网

这些都是属于评价讯息，都强调表现出「好」的解释。像我们去一家餐厅吃饭后，会去评论这家餐厅好不好吃。

3. 规範讯息

要求事物应有的状态，以及人该採取的行动叫规範讯息。例如：「这个宝特瓶的容量应该要有500毫升。」、「游客应该登上东京铁塔。」 礼仪

这些都是属于规範讯息，但规範讯息有很多种表现方式。例如，请求式的「拜託你，登上东京铁塔吧」，还有命令式的「你一定要登上东京铁塔。」也都属于规範讯息。

以上三种讯息，可以运用在职场上不同的状况，如果是公司角度想规範制度，就用规範讯息，若是主管问我们业绩如何，我们就可以使用评价讯息。 求职信息

小结一下本书中所提到的，这三种讯息是可以互相运用的。或者我们使用记述讯息，对方会以为是评价讯息，而影响了对产品的看法。例如：「这台笔电耐用度很高」，「耐用度高」为记述讯息。没有清楚表达好坏的判断，但接收者通常会认知：耐用高＝好。是不是很好玩！ 面试问题

图／仅为情境图。取自pexels 面试网

问题三、那怎么把讯息表达清楚？

1. 说话没主词，别怪人家不懂你意思

我们亚洲文化，习惯讲话模糊又迂迴，反而是造成沟通不良的地方。我们比较不常使用主词，例如：英文的「I love you」，中文我们通常习惯说「爱你」或「喜欢你」，我们会省略主词，但在职场上省略主词是大忌阿，善用主词，影响别人思考为首要关键！

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职场上有些人讲话都讲关键字，不把句子讲清楚，我们怎么听得懂呀？！我们秘书/特助，在这方面真的是扮演关键角色，有时候还要负责翻译中文。所以，避免误会，建议还是把主词叙述出来，我们可以参照下面这个例子： 求职面试

图／欠缺主词容易造成很大的误解。仅为情境图，取自ÏVNÑING

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2. 让对方自行解释主词，很不保险

欠缺主词容易造成很大的误解，讯息中这两位大大，沟通根本不在一个频率上呀！只顾着讲自己的话。由于我们要申请大陆营业执照才有办法使用大陆某厂商的系统。他们所讲的厂商完全是不同方向的，一个是营业执照厂商，一个是系统的厂商。所以表达越仔细越好，连厂商名字阿、具体的事情等等，除非你们默契很好，不需要主词帮忙，否则，请记得把句子的完整结构表达清楚。

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3. 想要活化思考，加上及物动词就对了

想像一下，如果车站广播是「请注意，车掌要关门了」，可能会发生什么状况？月台上想要上车的乘客会嚷嚷：「先不要关！」、「为什么关起来了？」，可能会开始找对象来交涉或提出要求。 求职信息

使用及物动词，可以意识到行为者，因为行为者是活生生的人，他抱持着意图、意志、希望，传达给接收者后，可以刺激对方脑部。因此，在逻辑表现上，作者鼓励大家使用及物动词来思考事情。

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4. 要对方别想、照办，你就用不及物动词

「门要关了！」听起来如何？感觉像门会开开关关是自然现象。听起来就像契约书上面会出现的「不可抗拒的力量」，找不到行为者，「无奈」只好接受。 面试网

5. 讯息传达，由上而下效果更好

别卖弄悬疑，一开始就讲重点。一开始上述对话，当老闆问我们公司业绩状况时，老闆只是想知道重点结果，是「好」还是「不好」？在传达最终讯息给对方的阶段中，由上而下法最具效果。最好不要表达像推理剧或悬疑剧，直到最后才揭晓谜底。

「一分钟沟通」训练

也让我想到另外一本书，曾在《开口就说重点》这本书中读到，作者斋藤孝所提出的「一分钟沟通」训练法，他提倡任何发言都务必在一分钟内迅速完成，透过日常的训练，不断整理、练习、检视自己的沟通内容，成为一个口条俐落、思绪敏捷的演说者。 求职信息

在开会中，让对方接收的资讯都是重点中的重点，避免多余的杂音、赘词干扰，「不浪费对方的时间，便是最好的礼貌」。

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文字表达能力只会越来越重要

在社群软体的时代，远端工作者无法即时接电话的工作情境时，文字表达能力越来越重要，再者，职场上如何表达让主管直接抓到重点，让主管听到他想听的话，而不是自顾自地表达我们想表达的，文字表达也是成为一种现代人必备沟通技能，要怎么表示让人听得懂，以及运用文字的力量影响对方进而达到我们想达到的目标。

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文／Ïvy Chuang，原始文章：ÏVNÑING

（原文刊载于《Slasify》；本文获授权转载；内容仅反映作者观点，不代表本社立场。）

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