档案管理制度【优秀8篇】

档案管理制度包含哪些基本内容呢？下面我们一起来了解下：　　为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。这次求职面试网为您整理了8篇《档案管理制度》，我们不妨阅读一下，看看是否能有一点抛砖引玉的作用。 面试问题

档案管理制度 篇一

一、干部人事档案管理部门，在接到干部任免通知后，一周内应将干部人事档案转给新的干部主管部门。 求职信息

二、转出的干部人事档案必须齐全完整，并按规定进行认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。 面试网

三、转递档案或档案材料必须按统一规定的“干部档案转递通知单”所列项目详细登记，严密包封，要通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带，档案转出或转入及时登记。 求职面试

四、接到干部人事档案或干部人事档案材料的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位应催问，以防丢失。如发现档案中缺少材料，档案整理不合格，转递的档案材料手续不健全等问题，可将档案或档案材料退回。转出单位应尽快补充或整理，再转新的干部人事档案管理部门。

面试问题

五、为保证干部人事档案随着干部调动或职务变动而及时转递，干部管理部门发出的调动、任免通知必须抄给干部档案管理部门，以便及时续填干部职务变动情况和转递档案。

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档案管理制度 篇二

酒店员工培训档案管理规定

1、总则 求职面试

为将员工的培训情况及时准确地记入个人培训档案，以便准确掌握员工培训情况，更好地进行监督和管理，特制定本规定。

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2、适用范围 qzm4

地面服务部所有经过各类培训的干部、员工。 qzm4

3、职责

3.1 地面服务部市场业务部负责员工ⅰ级和ⅱ极培训档案的统一管理。 面试问题

3.2 各单位负责本部门员工ⅲ级培训档案的统一管理。 qzm4

4、培训档案管理

培训档案是证明员工接受过某种培训的依据。 面试问题

4.1 档案记录 求职信息

4.1.1 档案记录的内容应包括:培训时间、地点、内容、课时、考勤、考试或考核成绩、证书编号及有效期、教员姓名。

4.1.2 档案的记录应及时准确。不需要发放证书的，应在培训结束后5日内完成档案的记录工作；需要发放证书的，应在收到证书后5日内完成档案的记录工作。

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4.1.3档案的管理者不得随意更改档案中的内容。 面试网

4.2档案的维护 求职信息

4.2.1 档案管理者应对保存的员工培训档案做定期维护，维护内容包括:档案记录项目、内容、格式的变更情况及资料整理情况。 面试网

4.3 档案的使用

4.3.1应妥善保管档案材料，凡需要查询记录情况的应向该部门提出申请，得到其行政正职同意后，方可使用档案。

4.3.1 档案资料未经管理职责部门经理批准，不得带出培训档案的保存地点或进行复制。

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4.3.2 各培训档案管理部门应对员工培训档案的使用情况做好记录，并填写《员工培训档案使用记录》。

4.4 档案的保存

4.4.1 员工的培训档案应长期保存。

档案管理制度 篇三

一、分管档案工作的局领导职责 礼仪

1、组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

礼仪

2、加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。 面试问题

3、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。 求职信息

二、局档案员职责

礼仪

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。 礼仪

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。 礼仪

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

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4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。 面试问题

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 求职信息

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、分管档案工作的各处（室）领导职责

1、配备具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员，并保持相对稳定。

面试问题

2、将档案工作纳入本单位的议事日程（每半年研究一次档案工作），帮助专（兼）职档案人员解决工作中的实际困难。 求职面试

3、组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专（兼）职档案人员的归档工作。 面试网

5、协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、负责检查本单位专（兼）职档案人员履行档案岗位职责情况。 礼仪

四、各处、室专（兼）职档案人员职责

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1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。 面试问题

2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。 求职信息

3、归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

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4、保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。 求职信息

6、积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。 求职面试

8、按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

文件、材料收集归档制度 qzm4

一、收集归档范围

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本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料（包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同）都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。 求职信息

（一）本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 qzm4

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

礼仪

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

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6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

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7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 面试网

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 求职信息

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 面试网

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

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13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。 求职信息

14、已故人员资料。

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15、重要的人民来信及处理材料。

面试问题

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。 qzm4

17、本机关（包括上报和下批）干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。 求职信息

（二）上级文件材料

1、上级（包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同）有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

面试问题

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。 面试问题

（三）同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

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2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。 求职信息

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料 求职面试

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。 qzm4

3、重要的名册、登记表。

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4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

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二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

（一）凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

（二）凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

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（三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等），由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。 qzm4

（四）外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。 求职面试

（五）年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。 qzm4

（六）每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

档案鉴定制度 求职信息

１、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。

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２、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

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３、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

面试问题

４、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

礼仪

５、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。 礼仪

６、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

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档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度： 面试问题

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。 求职信息

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

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3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。 求职信息

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。 礼仪

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

礼仪

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。 求职面试

档案保密管理制度 qzm4

一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。 求职面试

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。 面试网

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。 面试网

四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。 面试网

六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。 求职面试

七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。 求职信息

八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

礼仪

九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。 求职面试

十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

档案复制制度 求职面试

1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。 求职面试

2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。 礼仪

3、复制后要及时进行登记。

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档案统计制度

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１、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

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２、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

３、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

４、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。 求职信息

５、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。 求职面试

６、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。 qzm4

７、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计；半年必须做好各项工作的初步统计；年终必须进行全面的系统的统计。

８、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务；掌握统计资料，数字统计连贯；准确统计数字，按时统计上报。 面试网

档案库房管理制度 qzm4

１、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

２、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

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３、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案“十防”（即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密）工作，确保档案完整安全。 求职面试

４、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件；引用先进科学技术，实行科学管理。

５、库房要保持温度在摄氏１４－２４°Ｃ，相对湿度在４５－６０％之内；保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。 礼仪

６、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

７、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续；档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还；非工作人员不得进库房，以防意外；在库房里不准吸烟。 求职信息

档案销毁制度 求职信息

１、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。 礼仪

２、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。 qzm4

３、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

礼仪

４、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

礼仪

５、批准销毁的档案，应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

６、档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。

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档案室管理制度 篇四

为了进一步加强档案的安全保管工作，制定档案管理制度如下： 面试网

1、严格执行档案安全保管和保密工作责任制。管理人员对全校档案的保管和保密工作负责；

礼仪

2、档案管理人员必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。“保密卷”等重要材料的借阅，必须审查审批权限是否符合规定的要求； 面试问题

3、档案管理员向档案利用者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假，出具假证； qzm4

4、档案管理人员切实做好防虫、防鼠、防尘、防潮、防晒工作。保持室内清洁卫生。档案室严禁吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入。定期检查防火灭火系统、防盗系统、计算机档案管理网络系统； 面试网

5、档案管理人员务必做到每天上下班对库房门、窗、电源等进行安全检查。做好节假日安全检查工作，发现问题，及时处理；

6、借出的`档案材料务必定期归还。借出的档案材料，不得转借他人，不得带入公共场所； 礼仪

7、非档案管理人员，未经允许不得进入档案室。 礼仪

档案管理规章制度 篇五

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下： 礼仪

一、档案管理的范围

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。 礼仪

三、档案的分类

在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类： qzm4

1、行政管理。 礼仪

2、人事管理。

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3、财会档案。

4、生产经营管理。 qzm4

5、技术质量安全管理。

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6、基建档案。 礼仪

7、外来文件。

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8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。 礼仪

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。 求职信息

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。 礼仪

四、归档要求

礼仪

1、归档的文件材料要完整、系统、准确。 求职面试

2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

面试问题

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。 礼仪

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。 qzm4

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

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6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。 面试网

7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。 qzm4

五、档案的查阅和借阅 求职信息

1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。 礼仪

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

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（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。 求职面试

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

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（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

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（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。 面试网

（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

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（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。 qzm4

六、档案的移交

求职信息

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

七、档案的保管 礼仪

1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。 礼仪

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。 面试问题

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。 面试问题

八、档案的销毁 礼仪

公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

档案室管理制度 篇六

一、努力学习档案管理业务，严格执行档案管理制度、规定和规范。

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二、负责各类档案的。收集、整理、立卷、归档工作。

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三、负责档案的保管、借阅、回收工作。 求职信息

四、负责对各科室档案资料管理的检查指导。 求职信息

五、严格遵守档案管理和保密制度，不得造成档案的毁损、丢失、泄密，不得擅自提供、复制档案，确保档案的安全。 面试问题

六、完成其它工作任务。

档案管理制度 篇七

1目的 面试网

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

面试问题

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 求职信息

2范围 求职信息

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

求职信息

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

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3职责

求职面试

3.1各过程管理部门职责： 面试网

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

面试问题

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 求职面试

3.1.5负责文件更改内容等。 面试问题

3.2生产部职责： 面试问题

3.2.1负责管理手册的编制。 求职面试

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

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3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

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3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 求职信息

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。 求职面试

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 面试网

4.1.3综合管理体系文件 求职面试

a.方针、目标和指标； qzm4

b.实现方针、目标和指标的策划； 求职面试

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录 qzm4

相关的资料包括但不限于：

礼仪

a.各类分析/评价/统计数据（如osha统计分析数据）； 面试网

b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、hse预评价报告、设计方案和图纸、hse专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； 礼仪

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； 求职信息

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

面试问题

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；

面试问题

g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）

面试问题

h.设施的设计、运行技术资料；

面试网

i.供应商和承包商档案； 面试问题

j.作业许可证等； 面试网

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求 面试网

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

面试问题

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 面试网

4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制； qzm4

4.4进行编写 qzm4

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

a.目的：明确编制本文件要达到的目的

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

面试网

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

面试问题

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 礼仪

h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

求职面试

i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图 求职面试

4.4.2文件的编号按如下要求：

求职信息

记录编号

文件层别号 面试网

文件类别(aq) 求职信息

公司代号jp

礼仪

其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03等；

文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用qg标识。

例子： qzm4

文件编号：jp-aq-0201《法律法规标准规范管理程序》 礼仪

表格编号：编号jpl-aq-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。 面试网

所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

4.5评审和审批 qzm4

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。 求职面试

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。 礼仪

c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。 求职信息

4.6发放控制 面试网

4.6.1生产部发布综合管理体系文件，建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。 礼仪

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。 面试问题

4.7使用控制

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。 qzm4

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。 礼仪

4.8文件更新 面试网

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》， 求职面试

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。 求职面试

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。 求职信息

4.9安全记录管理 求职面试

4.9.1建立记录清单 求职面试

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。 求职信息

4.9.2安全记录的使用 面试问题

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。 礼仪

4.9.3收集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。 面试网

4.9.4储存、保护

4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

求职面试

4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。 面试问题

4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。 面试问题

4.9.5处置

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记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

档案管理制度 篇八

一、总则 面试网

集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范集团档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 求职信息

1、凡集团总部各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向集团行政人事部提交备份，从而保证集团行政部作为集团档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、集团总部行政人事部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。 qzm4

二、归档范围 qzm4

1、凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。 面试网

2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料 qzm4

3、公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料； 求职面试

4、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等） 求职面试

5、政府、项目批文、合同；

求职信息

6、公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

7、工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

qzm4

8、各分子公司及集团总部各部门年度工作计划及资金计划； qzm4

9、公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

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10、公司有效证照、证件、印章； 面试问题

11、具有法律效力及保存价值的文件； 求职信息

12、公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；

13、员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；

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14、集团、各分子公司获得的社会荣誉资料； qzm4

15、其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

三、立卷归档要求

qzm4

1、集团行政人事部应即时做好档案归档分类保管；各分子公司应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，向集团行政人事部提交备份。

2、集团各部门应及时向行政人事部移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先按立卷归档后再办理借阅手续；各分子必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。 礼仪

3、各分子公司向集团行政人事部提交备份档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交备份档案提供两联清单，注明移交人，待总部行政人事部专人签收后各留存一联清单备查。 面试网

4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点： qzm4

（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 面试网

（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一立卷。 求职信息

（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；

（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。 求职面试

（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。

（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。 面试问题

四、档案保管期限

礼仪

1、文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为十六至五十年左右，短期为十五年以下，三年以上。

2、确定集团档案保管期限的原则

（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 求职面试

（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

qzm4

（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。 qzm4

五、档案保密级别

求职面试

1、档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议，行政人事部经理核定密级。 qzm4

2、有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。

3、有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（集团行政人事部经理）及副总以上级领导批准。 礼仪

4、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任（集团行政人事部经理）鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

面试问题

六、档案的借阅

面试问题

1、各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。

2、公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

3、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。

礼仪

4、借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任（集团行政人事部经理）批准。

礼仪

5、有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任（行政人事部经理）及副总以上领导批准。 求职面试

6、借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。 面试问题

7、借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

求职面试

8、凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。

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七、电脑档案的管理 求职面试

1、所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

求职面试

2、各分子公司办公室主任（集团行政人事部经理）即为电脑档案管理责任人。公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

八、档案的鉴定与销毁 面试问题

1、集团行政人事部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2、档案鉴定工作由集团行政人事部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3、档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

面试网

4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。 qzm4

九、罚则 面试问题

1、集团各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以集团内通报批评。

2、集团所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任（集团行政部经理）批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。 求职信息

3、集团所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。 求职面试

4、集团所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。 求职面试

5、档案管理员丢失、规范档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。 求职信息

6、集团所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

十、附则

1、本制度自2007年9月1日生效。

2、本制度由集团行政人事部负责解释。 qzm4

3、各子公司应根据本制度，结合本单位的实际情况，制定具体实施细则。 求职信息

4、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。

面试问题

十一、附件：集团各分子公司各部门存档及备案范围

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