职场工作方法：用“信封”打开员工的“心门”

        站在主管的角度，和员工进行及时的沟通，了解他们真实想法和工作状态是团队建设的重要部分。聚餐、K歌、撸串、喝大酒能用的招数都用了可是员工真的对你说“真心话”了吗？主管越来越重视与员工的深度沟通，一对一面谈，但是仍旧拢不住涣散的人心。或许该换一种，效果会更好。不要面谈，写信怎么样呢？

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        面谈就是直接对话，重要性绝不容忽视，这一点不须赘述。但是，光是直接对话，绝对无法听见部属内心深处的想法。其实，在以人事管理和人事评核为前提的对话中，即使主管告诉部属：“今天，我们有话直说吧”，或是“我们推心置腹好好聊聊”等，也完全没有意义。其原因在于，在这样的场合里，部属的深层意识中早就存在“主管对决部属”的对立构图。想要部属有话直说或是推心置腹，绝非主管所想的这么简单。

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        假设，主管表面上告诉部属：“今天你有什么意见尽管讲”，但是他根本没有敞开心胸。这时候，部属的情绪容易变得不安：“主管真的想听真话吗？他的态度那么强硬，是不是对我有意见？”于是，部属会开始担忧：“我到底该坦诚直言到什么程度？”最后，他干脆放弃说真话。甚至，有时候部属还会无意识地产生心理障碍，戴上面具。当部属产生心理障碍、戴上面具之后，主管与部属之间绝不可能坦诚交流，也不可能进行深入的对话。 所以，主管必须了解，以面谈的形式直接对话，并不一定能达到深度的沟通。

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        真心话，往往都是场面话

        在企业里，有一些毫无根据的想法，像是“人们在喝酒时会互相吐露真心话”、“在气氛融洽的宴会上容易增进互相理解”。这种幻想的另一个表征，就是主管所说的“不必拘礼”。 

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        在公司聚餐的场合里，一些高级主管总会说：“今天大家不必拘礼。”其实，这些主管的出发点充满善意。他们之所以这么说，是因为希望在聚餐、喝酒的过程中，部属不用忙着四处倒酒或是费心伺候自己。但很可惜地，部属并不这么想。事实上，在部属之间普遍流传着一句话：“在企业界，没有不必拘礼这回事。”这句话意味着，即使上司说：“今天我们不必拘礼”，部属也不能回答：“是，我知道了”，然后真的以为今天的聚餐可以不必拘礼。真实的情况是，部属依然必须自我约束，不可以对上司失礼，并且要细心顾虑上司的需求。

        于是，在这种“不必拘礼”的场合里，经常会发生以下的状况：上司刻意表现出泱泱大度的样子，部属则是不着痕迹地伺候着上司。 同样地，在小酒馆里，即使主管告诉部属：“今天我们有话直讲无妨”，部属仍会小心翼翼地说出让主管以为是真心话的“场面话”。 面试网

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         聚餐应酬，年轻人不吃这套
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         听我谈到这里，或许有些担任管理职位的读者会提出意见：“所以，我才会偶尔带部属一起去喝一杯。”然而，这种说法也不全对。许多日本企业主管 误解了“喝酒应酬”这个方法。他们误以为只要聚餐喝酒聊天，就可以进行深度沟通。因此，我们经常会见到主管带着部属去聚餐喝两杯。的确，喝酒应酬可以缩短 主管与部属之间的心理距离。部属看到主管黄汤下肚、敞开心胸的模样，会觉得主管是个容易亲近、爽快的人，所以双方容易聊开来。而且，在酒酣耳热的氛围下， 有时候主管与部属真的会说出“真心话”。 但是，对于主管与部属之间的沟通而言，这不一定是个好方法，特别在最近的职场里更是如此。 面试网

 

         其原因在于，90后的年轻人不想要连下班时间，都还要和上司一起度过，更别说用这个时间来进行工作上的沟通。他们不喜欢连工作以外的时间，都 还要受到工作束缚。另外，在主管的世界中，也越来越多人不喜欢喝酒应酬。因此，最近还出现一个趣谈：“去KTV，结果没有人点歌唱”（因为主管在场）。        

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         基本上，新人到哪个部门都是由公司分配，中下层主管只能够接受。有个年轻人刚成为主管，他思考：“该怎么做，才能够增进和新人之间的沟通。” 后来，他想到：“以前刚到部门报到时，主管有带我去唱歌。”这位年轻主管虽然不喜欢唱歌，但仍旧决定如法炮制。 另一方面，新人心想：“主管找我去KTV，虽然我不喜欢唱歌，但这或许是公司的规定应酬，所以不该拒绝主管的邀约。”当天晚上，这两个不喜欢唱歌的人一起 去唱歌。结果，留下了“去KTV却没有人点歌”的趣谈。 礼仪

        酒后吐真言？酒后只会情绪化

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        即使主管与部属彼此说出真心话，“喝酒应酬”这个方法还有一个问题，那就是我们必须思考，在酒酣耳热的气氛下所说的话，真的就是真心话吗？ 人们很喜欢说要“坦率直言”。但其实，我们通常根本不知道什么是真心话。我们比自己所想像的，还要容易受到别人的意见所影响，而且感情用事。 假设有位主管对部属说：“你满意现在的工作吗？告诉我你真正的想法。”

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        只有两种类型的少数员工，能够明确回答这个问题。一种类型是对工作很不满意的员工，另一种类型是对工作很满意的员工。换句话说，除了这两种类型之外，几乎所有的人都是在满意和不满意之间犹豫不决。这种犹豫的心境会依据被提问的情况，而出现不同的回答。 举例来说，在聚餐喝酒的场合里，身边的同事一个个抱怨：“我不满意现在的工作。”通常这时候，你可能会受到影响，不知不觉地抱怨“我也觉得现在的工作要求太严格”等等。

 

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        但是，你之所以会这样抱怨，很可能只是因为你那天刚好因工作失误，受到上司的指责，所以才在喝酒的场合，做出有点情绪化的发言。 其实，等你冷静下来仔细思考之后，或许想法就会改变。你会想，要不是上司长久以来的严格指导，自己也不可能有今天的成长，所以应该要感谢上司才对。

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        过去，上司很喜欢对部属说“让我听听你真正的想法”，或是“说出真心话”等等。但是，真正的想法并非用说的就能够让对方理解。大家如果肯多花些心思， 去思考人的内心世界，就会了解这不是一件容易的事。 因此，企业界必须更深入了解人的内心世界，并且找出基于这种了解所建构的新沟通方式。

        一个人的电子邮件，唤醒职场的“心”

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        在你的组织里，会不会觉得，每个人都很拼命，但总是缺少一股温暖？和部属每天见面，一起工作？会不会觉得自己和他们的距离越来越远，感到孤单？你是必须扛起领导责任的主管吗？会不会觉得自己已用尽一切方法，努力与部属沟通，但总是无法和他们心意相通？如果你有这些感触，我有一句话想告诉你：写封与工作无关的信给部属和同事，可以改变整个职场。 面试网

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        刚开始，你或许不相信这句话。但是，请相信我，只要将一种方法引进你工作的地方，职场的气氛就会开始改变。一旦气氛改变，同事之间便能心意相通。这个方法我称之为“每周讯息”（weekly message），就是请全体同事将每周日常生活中发生的小事，写成一篇散文或随笔，并在每周一早上，用电子邮件寄给其他所有的同事。这个方法已经在我工作的各个组织和公司行之有年。

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        例如，同事A传来的信件，可能是他上个周末和家人开车去富士山游玩的快乐回忆。而同事B的信件，可能是热情地诉说自己喜爱的爵士乐和音乐家。同事C是个狂热的棒球迷，自豪地描述某个万年垫底的球队在今年表现杰出。个性严谨的同事D，殷切陈述他对近来的环境问题所抱持的忧虑。同事E像是智库研究员，痛批现今的日本政治。 求职面试

 

        有别于许多人自由述说和自身业务毫不相关的话题，同事F的信件却是描述上周刚结束的专案，真挚地表达自己应该反省的地方。他一向都是如此，认真的态度令我钦佩。 求职信息

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        交换每周讯息，得遵守三项原则

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        要实行“每周讯息”这个方法，首先必须利用公司的电子邮件系统，设置一个全体员工都能够加入的“联络人清单”。接着，让每个人使用这个清单，和全部的同事交换信件。基本上，就是这么简单。 然而，我希望大家能够事先理解，每周讯息这个方法有三项守则：
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        第一，可以自由书写个人的私事。 qzm4

        虽说每周讯息是职场中的信件交流，但不代表只能写与工作相关的事。相反地，我更鼓励大家多写一些公司、工作以外的内容。事实上，在我的部门里，大多数的同事都会叙述与职场无关的主题，例如自己的兴趣或家庭等等。  面试网

        第二，绝不能将互相交换的讯息寄给“每周讯息”群组以外的人。

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        如果是用电子邮件的形式，不可以将讯息转寄给职场群组以外的成员；如果是用纸本的形式，不可以将影本拿给职场群组以外的人阅读。其原因在于，传送讯息的同事一旦产生顾虑：“这个讯息或许会被职场以外的人看到”，就不可能坦率说出自己的心情。 面试网

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        第三，不可以毁谤、中伤或嘲笑其他同事。 面试问题

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        或许有人认为这件事是理所当然的，但这件事也是非常重要的。其原因在于，每周讯息是一种“网络社群”，这个社群聚集了每天会在公司或单位里见面的人。如果同事互相毁谤、中伤、嘲笑，必定会使整个社群失去生命力。大家只要看看在网络上那些可以自由发表言论的地方，例如线上论坛中发生的争执，就可以了解这项守则的重要性。
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        每周一封信，能够加深职场同事之间的相互了解，给员工提供了一个自我表现的空间和平台。自由的诉说和表达自然能产生深层次的沟通对话。如果将每周一封信的方法运用到团队建设中，工作气氛会有所不同。职场气氛改变了，会逐渐营销到职场风气和文化。自然而然的改变了团队和管理。
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