不用e-mail，更有效率！
我喜欢用一张大海的照片当做Gmail的背景底图，当我每天贯彻执行之前常常提到的「清空收件匣原则」时，就可以从露出来的海阔天空中得到一种成就感。当然，这样的最佳化整理邮件作法也会让工作更有条理。
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我收到非常多邮件，但我有很好的邮件整理方法，所以我不怕这些大量邮件，可以保持效率。
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老实说，每天收到很多邮件并非值得炫耀的事情，与其事后整理，我们更应该追求：「一开始就不要收发那么多邮件」（这里不是谈论垃圾邮件问题），也就是从一开始，我们本来就可以运用很多其他方法、工具，让我们不需要一直收发电子邮件才能沟通！
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电子邮件在很多时候并非最佳的沟通方式，但如果这时还是继续以邮件沟通，那就会耗费很多功夫整理大量邮件，事实上邮件整理的再好，用邮件沟通本身就是相对没效率。
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哪些时候其实我们不需要用电子邮件沟通，可以改用其他工具沟通会更加有效率呢？
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一、用私社群讨论串取代用邮件对话与通知 礼仪
现在Facebook有私密的社团功能，Google 也有私密的社交圈设定，在这两大社群服务中，只要开一个讨论串，就能邀请团队伙伴直接留言互动讨论。
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即使是Gmail、outlook.com有邮件讨论串的功能，但实时性（有时还更容易找到对方）、互动性、易读性还是比不上Facebook、Google 上的一则私密讨论串。
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如果你的目的不是重要文件档案的往返，而是「真的只是要对话、讨论、聊天、通知」，尤其是「要同时与多个人讨论」，那么不需要用到电子邮件，现在的Facebook社团、Google 私密社交圈会是更好的沟通方式。把电子邮件空间留给更重要的工作处理。
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二、用Evernote、Google Docs取代用邮件确认资料内容 求职信息
开完会后大家要交换会议记录，或是工作伙伴之间要交换文件档案，甚至是团队之间要彼此确认各种内容与进度，这时候如果用电子邮件：
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不仅会产生非常繁复的收发数量。
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2.而且很难彼此保持「共同的最新正确版本」内容。
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3.保存备份最终档案不易。 求职面试
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但如果会议记录大家透过「同一个Google Docs文件」实时在线编修呢？如果资料交换透过「同一个Evernote资料夹」一起收集笔记呢？
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云端文书服务的优点，在于同一份文件在在线多人协同编辑，大家编修的是唯一一份的共同档案，解决了版本不同步的问题，也解决了备份最终确定版本的问题，而且，更重要的是：你不需要再用电子邮件不断往返确认、寄送资料了。
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三、用Dropbox取代用邮件交换档案
这一点其实基本精神和第二点相同，只是因为档案分享是一个大家常常用邮件解决的问题，所以再独立出来强调。 求职面试
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在一个团队里面，如果需要分享一个共同档案给所有伙伴，用电子邮件寄送后，后续如果有人遗失档案，那么还要再寄送一次给他，如果后续这个档案有最新版本修改，又要再寄送一次。 礼仪
如果使用Dropbox的话，假设团队成员都拥有一个彼此共享的Dropbox档案资料夹，与工作相关的重要共通档案都在上面，那么不管是有人需要找出某个档案，或是需要派送最新版本档案，都只要直接去Dropbox里解决，省下很多用邮件往返寄送档案的功夫。 礼仪
四、用公开社群分享信息
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以前我们会用电子邮件「转寄」重要的一些新闻、八卦、话题内容，但现在与其大家采用烦人又不一定有回应的邮件方式转寄，不如直接把这些有趣、有用的最新信息分享在自己的社群中。 求职信息
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Facebook、Google 、Twitter就是最容易让你获得、交流最新信息的地方，浏览、分享也比电子邮件更加容易。
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结论 求职信息
如果你想得更透彻，就会发现，咦？经过上面的步骤，但我「需要处理」的讯息量并没有减少，只是从电子邮件「转嫁」到其他地方而已不是吗？ 礼仪
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是的！确实是如此。 qzm4
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但正是因为电子邮件其实「不适合」处理实时信息、内容编修、档案交换、协同工作、新闻分享，以前因为没有其他工具，只好用电子邮件，但现在我们可以简单获得很多新的工具来解决上述问题。 面试网
所以当遇到上述的情况，如果我们改掉继续用电子邮件解决的方法，换成用其他工具解决，透过「减少那些现在已经没有必要的电子邮件数量」，来让自己不管在整理收件匣，还是处理其他工作上，都更加的有效率。 礼仪
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